Oficio.
Marcos Torres y Sandra
Velasco
¿Qué es?
Escrito utilizado por los organismos
públicos para comunicarse con personas, empresas u otros organismos.
Tiene varias normas de redacción
pero podemos destacar unas pocas , como por ejemplo:
- Se utiliza preferentemente papel tamaño cuartilla
- Debe ser Breve, claro y formal.
- Se redacta en tercera persona.
- Los nombres deben figurar escritos en mayúsculas.
- Si, por su extensión no cabe en el anverso, se pone en la esquina inferior derecha y se continua en el reverso o en otra hoja.
- Si es necesario hacer alguna mención se escribirá en el dorso del Oficio haciéndolo constar en el texto.
- En las secciones que se realizan Oficios de forma repetitiva sobre un mismo asunto , se tiene preparado el papel con los espacios en blanco para cumplimentarlos
Los oficios pueden circular a dos niveles
:
- A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
- A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.
También se ha de destacar que NO todo el mundo puede firmar un Oficio
los Oficios de circulación externa son
firmados por el máximo representante de la institución y si es necesario
remitirlo será firmado por el jefe de departamento .
Los oficios
de circulación interna son elaborados en el departamento correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.
Tipos de Oficio
1. Oficio Simple o
Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se
usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación,
información de eventos o actividades deportivas culturales.
2. Oficio Múltiples. Es un documento que se
usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas.
USOS:
Se usa para limitar ordenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias, información, etc., a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical
ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel
jerárquico.
3. Oficio de
Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de
redacción. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una
comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.
USOS:
Nos valemos de este documento para
transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio
de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una
autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.
CARACTERÍSTICAS:
La estructura del oficio múltiple es
básicamente igual a la del oficio simple.
1. Al momento de redactar el documento no
se escribe el nombre del destinatario.
Este espacio se llena
con líneas de punto.
2. En el oficio múltiple
necesariamente se escribe la palabra Distribución en la penúltima parte del
documento.
Partes de que consta y explicación.
A. Encabezamiento.
1. Año calendario. Se escribe al comienzo
de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo:
"Año....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados
izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el nombre de la
institución, su dirección, teléfono, etc.
Por ejemplo:
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de
la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha. Por ejemplo:
Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre
4. Número o código. Se escribe con letras
mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -el año/y las iniciales
de la institución y se subraya todo. Por ejemplo:
OFICIO Nº 262-.../INC
OFICIIO N
005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el
cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio. Por ejemplo:
Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independecia
Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado
derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el
documento Por ejemplo:
ASUNTO: Pago de remuneración.
7. Referencia. Se escribe a la misma
altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento
recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución,
directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/...
B.Texto o cuerpo
Texto. Es la parte más
importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma
clara, precisa y breve.
Existen algunas formulas para iniciar el
texto:
1. Tengo a bien
comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a
usted............
3. Tengo el agrado de
dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de
dirigirme a usted (mayor jerarquía).
C. Parte firma
9. Despedida. Aquí debemos demostrar
cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para
expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.
Atentamente, (antefirma).
10. Firma y post firma. La firma se escribe a
mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo.
En la post firma se coloca el nombre,
apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
Sr. Montes Collasos Jhoel
______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales
S.A.
11. Con copia. Señala si el documento
ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la
firma y la post firma.
12. Iniciales. Se colocan iniciales
con mayúscula las que corresponden a la persona que firma el documento; con
minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo
izquierdo del papel.
MCY/zpz.
13. Anexo. Sirve para señalar toda la
documentación que se adjunta al oficio
Modelos de oficio
MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS
CONCEPTOS GENERALES
CIBER@CENTRO
Jr. Simón Bolivar 480 Huaraz-Ancash
Telef. 426768/426476
CIBER@CENTRO
Jr. Simón Bolivar 480 Huaraz-Ancash
Telef. 426768/426476
"AÑO DEL CENTENARIO
DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"
Huaraz, 31 de Octubre de 2011.
Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde del Distrito de Independencia
Huaraz
CIUDAD.
ASUNTO: Invitación a la
Inauguración del Estadio de Los Olivos.
Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del
Estadio de Los Olivos de ésta ciudad, obra que ha sido posible gracias al
aporte genereos de parte de su persona y sus representantes como también la
participación desinteresada de los moradores de dicho lugar.
Dicho evento se llevará acabo el próximo
10 de noviembre del presente mes a horas 10 de la mañana en el mismo campo
deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dará realce a
ésta ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle
los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.
Atentamente,
........................................................
YOVER MONTOYA
CASTILLO
Director de Conceptos Generales S.A
YMC/zpz.
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
MODELO DE OFICIO ÚLTIMO
"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"
Huaraz, 31 de
Octubre de 2011.
OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/11.
Señor:
..................................................................................
Gerente General de Mypes Perunanas S.A.C
Presente.-
ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO
NACIONAL DE BALONCESTO
"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".
"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para cominicarle que la Confederación
Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo
campeonato nacional de baloncesto "Intercomunidades Industriales", en
colaboración con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará
inaugurado el Sr. Ministro de Educación, el día sábado 05 de noviembre a las 3
p.m, en el Polideportivo Nacional.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento
público esta competencia, cuya fondos serán invertidos en la remodelación de
nuestro campo deportivo
Atentamente,
...........................................
Daniel
Altamirano Torres
PRESIDENTE
Anexo: Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitación de honor).
Distribución:
Diarios : 10
.Radios : 15
Revistas : 07
DAT/zpz
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MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN
"Año.........................................................................................."
Huaraz, 01 de Noviembre de 201....
OFICIO Nº 010-..../DSR
Señor: Leonel Fernández
Gerente General de Marketing Efectivo
S.A.C
ASUNTO: Transcripción de Of
Múlt. Nº 120-.../ME
Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Año................................................................."
Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de Octubre de 201....-OF Múltiple 120.-/ME
Señor José Infante Almedrades.-Director Subregional Huaraz
1.-Asunto:Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a
dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante será a
partir del 31 de cada mes.-Hago porpicia la oportunidad para expresarle los
sentimientos de mi especial consideración y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis
Giraldo Ramírez.-Director Nacional de Economía.
Lo que transcribo a usted para su
conocimiento y demás fines.
Atentamente,
José Infante Almendrades
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN
DISTRIBUCIÓN:
Director del Colegio 01Archivo
Atentamente,
José Infante Almendrades
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN
DISTRIBUCIÓN:
Director del Colegio 01Archivo
14. Distribución. Este elemento es usual
en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o
simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias
destinatarias.
JIA/zpz.
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Oficio creado
"AÑO DEL CENTENARIO DE LA EDUCACIÓN PÚBLICA"
Valladolid, 26 de Abril de 2013.
OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CRCC/11.
Señora:
..................................................................................
Sandra Velasco
Ministra de Educación de Castilla y León
ASUNTO: " DUODÉCIMO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL
EDUCATIVO".
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para cominicarle que la
Confederación Regional de Colegios Castellanos(CRCC) ha organizado el
duodécimo campeonato nacional de fútbol educativo, en colaboración con
los colegios e institutos de Valladolid. Dicho certamen lo declarará
inaugurado el Sr. Ministro de Educación, el día sábado 09 de mayo a las 3
p.m, en el José Zorrilla.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de
conocimiento público esta competencia, cuya fondos serán invertidos en
la remodelación de nuestro campo deportivo y en la fomentación de dicho deporte.
Atentamente,
...........................................
Marcos Torres Lopez,
PRESIDENTE
MCT/zcp
MCT/zcp
